Nem tudod megváltoztatni az órák számát egy napban, viszont sokkal hatékonyabban töltheted el azokat, kevesebb stressz és mentális erőfeszítés nélkül. Lehet, hogy a könyöködön jön ki a téma, főként ha már próbálkoztál az időbeosztással, és párszor kudarcot vallottál. Nem csoda, hisz a világnak, melyben élünk, két betegsége van: a technológia és a lehetőségek.
Okostelefonok, tabletek, böngészők és a média vesz minket körül, megosztja a figyelmünket, fölösleges információkkal tölti meg a fejünket, és felületes gondolkodók szintjére alacsonyít minket.
Mindemellett a kommunikációs csatornák (email, chat, skype, sms) is megakadályozzák a hatékonyságunkat. De nem kell felhagynod a technológiával, hogy visszaszerezd az irányítást. Elég, ha elvárásokat állítasz fel magaddal és másokkal szemben – állítja Daniel Markovitz, a Harvard Business Review bloggere.
Továbbá igyekszel megfogadni az alábbi 8 tanácsot:
1. Fejezd be az egyszerű dolgokat – ne ugrándozz a teendőid között, inkább vedd őket sorjában, és hajtsd végre az egyszerűbb feladatokat. Az agyunk ugyanis 7 információt képes egyidőben megjegyezni. Ha váltogatsz, az adatok elvesznek, és újra át kell őket venned. Ne pocsékold hát az időd, és két könnyű feladathoz se láss hozzá egyszerre!
2. Tarts szünetet a nehéz dolgoknál – sokkal gyorsabban haladsz, ha a nehéz feladatok megoldása közben 2–3 perces szüneteket tartasz. A szünet alatt pedig próbáld elterelni valami egyébbel a figyelmed. Például ha pénzügyi kimutatást végzel, a 2 perc pihenő alatt oldj keresztrejtvényt. Ez pozitív hatással lesz a gondolkodásodra.
3. Építs akaraterőt – az akaraterő a hatékonyság kulcsa, és akárcsak az izmoknak, az akaratnak is szüksége van az edzésre. Kiváló módszer, ha a nem domináns kezeddel próbálsz írni, fogat mosni, ajtót kinyitni, ha nem a megszokott útvonalon mész haza, stb. Ugyanis ha kizökkented magad a szokásokból, sokkal inkább odafigyelsz a cselekvéseidre. Ezáltal pedig a teljesítményed is jobb lesz, és a döntéseid is szilárdabbak lesznek.
4. Fegyelmezd a böngészést – kutatások szerint, az ember hajlamos több ezer weboldalt végigböngészni, holott egy-kettő is elegendő lenne a tájékozódáshoz. Próbáld meg visszafogni magad, és csak azután keress, ami tényleg fontos a munkádhoz. És kapcsold ki a telefonod, email- vagy Facebook fiókod, egyébként két nap alatt sem végzel a feladattal.
5. Vezess határidőnaplót, nem teendő-listát – szintén kutatásokból derült ki, hogy az emberek általában átugorják a listán lévő nehéz feladatokat, és a nap végére ezek a nyakukon maradnak. Próbálkozz inkább a naptárral. Hagyj szabadidőt a váratlan feladatoknak, és szánj elég időt azokra, melyek elhúzódhatnak. Így beleférsz majd az időbe, és nem kell pánikolnod, hogy megint felborult a programod.
6. Húzz, ne tolj – általában akkor jutunk infóhoz, amikor azok készen vannak, nem amikor igényeljük őket. Ezért meg kell tanulnod elhárítani magadtól a felesleges adatokat, azaz húzni és nem tolni. Ha több emberrel dolgozol együtt, válaszd a személyes kapcsolatot az email helyett. Ne válaszolj azonnal a leveleidre, hanem csak minden három órában egyszer. Hozz létre egy olyan gyors-választ, melyben tudatod, hogy pillanatnyilag nem tudsz reagálni, és ha sürgős, hívjanak. Csak így állíthatod le a feléd irányuló információözönt.
7. Korlátozd a lehetőségeidet – ha nem tudod csökkenteni a döntéseid számát a munkahelyen, tedd meg otthon. A túl sok döntés megbénít! Tedd fel magadnak a kérdést: proaktív vagy reaktív vagy inkább? Ha reaktív típus vagy, úgy eltelik a napod, hogy észre sem veszed. Igyekezz olyan ritmust kialakítani, ami lehetőséget ad arra, hogy a fontos dolgokra koncentrálj.
8. Készülj este a másnap reggelre – fontos, hogy kialudd magad, de még mielőtt ágyba bújnál, használd ki az időt, és szedd össze a gondolataid a másnappal kapcsolatosan. Míg alszol, az agyad válaszokat talál a kérdéseidre, ha gondolatban azokkal merülsz álomba. A tudatalattid csak könnyít a dolgodon. Azonban kerüld a kényes, stresszes témát lefekvés előtt, egyébként egész éjjel csak forgolódni fogsz.
